Las facturas, para que sean legales y fiscalmente deducibles deben cumplir una serie de requisitos.
Aunque esta parece una cuestión evidente y que conocemos en todas las empresas, no está de más un pequeño recordatorio.
Los conceptos que deben incluirse en las facturas, para los obligados tributarios de bizkaia, están recogidos en el DECRETO FORAL de la Diputación Foral de Bizkaia 4/2013, de 22 de enero, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOB 29 Enero).
El contenido de las facturas debe ser el siguiente:
- Número
Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.
Significa que no puede haber “saltos” en los números ni en las fechas.
No es obligatorio iniciar el año con la factura número 1, de hecho, la mayoría de empresas pequeñas que conozco, en las que la facturación no es muy elevada, suelen comenzar por otros números.
La serie, se utiliza por distintos motivos. En algunas empresas, las utilizan para diferenciar áreas, naturaleza de las operaciones etc…
- Fecha de expedición
Es importante señalar que además, habremos de consignar también la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
- Identificación
Tanto el emisor (quien factura) como el receptor (a quien se le factura) deben estar correctamente identificados. Esto significa que deben aparecer su nombre completo y su dirección así como su identificación fiscal.
En el caso de personas físicas será su nombre y dos apellidos, su dirección completa y su NIF, pasaporte o número de tarjeta de residencia según sea su nacionalidad y residencia.
En el caso de personas jurídicas será el nombre completo de la sociedad con su forma jurídica, su domicilio social y el CIF.
La forma jurídica puede ser S.L., S.A., Cooperativa…..
Respecto del domicilio, cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquellas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.
Es decir, si tiene trascendencia tributaria, deberá aparecer la dirección correspondiente a las operaciones incluidas en la factura cuando bien el proveedor o bien el cliente tenga más de un lugar fijo de negocio.
- Concepto
Descripción de las operaciones, consignándose su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
- Base imponible
Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura entre otros en los siguientes casos:
- Cuando se documenten operaciones que estén exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido y otras que no.
- Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del Impuesto sobre el Valor Añadido.
- Tipo de IVA aplicado
La factura deberá reflejar el tipo o tipos de IVA que corresponda a las operaciones realizadas.
Me parece interesante señalar que cuando las operaciones que facturamos están exentas de IVA, bien todas o bien una parte de ellas, es obligatorio incluir en la factura una referencia a:
- Las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido.
- O a los preceptos correspondientes de la Norma Foral del Impuesto.
- O indicación de que la operación está exenta.
- Cuota de IVA
Cuando la operación no esté exenta de IVA, la cuota tributaria que se repercuta deberá consignarse por separado.
- Regímenes especiales
En el caso de acogerse a regímenes especiales como pueden ser: el de las agencias de viajes, el de los bienes usados, el de los objetos de arte, el de las antigüedades y objetos de colección, o el del criterio de caja, habrá de consignarse expresamente en la factura dicha mención.
OTROS DATOS DE INTERÉS
- Me parece relevante mencionar también el plazo para la expedición de las facturas. Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.
- Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
- Duplicados de las facturas. Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura. La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas será admisible en los siguientes casos:
- Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
- En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.
- Cuando se emita un duplicado, en cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión «duplicado».