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Cómo rentabilizar un evento
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Entramos en un trimestre propicio para aventurarnos en la organización de un evento. Algun@s de nuestr@s client@s organizan un evento por primera vez y para otr@s es ya una tradición. En cualquiera de las situaciones, es un trabajo costoso que consumirá muchos recursos.

Por ello, no debemos perder de vista 5 premisas si queremos rentabilizar comercialmente esta inversión de tiempo y dinero:

1) ¿Cuál es nuestro objetivo? Puede ser doble… o triple, pero debemos medir el logro obtenido teniendo en cuenta todos ellos. Los objetivos no debe perderse de vista a la hora de desarrollar cada una de las actividades necesarias para realizar el proyecto. Por supuesto, no iniciar el trabajo sin tener claro cuál es el fin que perseguimos: ampliar nuestra cartera de clientela potencial, posicionarnos como referentes en el sector, abrir mercado en una nueva zona,…

2) Somos anfitrion@s y por tanto, debemos “mimar” tanto a l@s ponentes invitad@s como a l@s asistentes. Acompañar a la gente que viene de fuera, gestionar alojamientos, restaurantes,… ¡Un catering cuidado y un espacio agradable son la llave del éxito de muchas jornadas! En cuanto a l@s ponentes, estaría bien contactar en LinkedIn previamente a la realización del evento para que puedan conocernos profesionalmente un poco mejor, seguirles en Twitter, etc. De esta forma también abrimos puertas para una posterior colaboración profesional. Por lo que respecta a l@s asistentes, me parece esencial prever un tiempo respetable para el turno de preguntas y facilitar las posibilidades de networking. Si existe una lista personalizada de asistentes, actuaremos en las redes sociales de forma similar que en el caso de l@s ponentes. Por supuesto, gestionando adecuadamente los datos personales. Si, por ejemplo, queremos incluir a todo el mundo en nuestra newsletter, deberemos contar con su consentimiento previo.

3) Nuestro papel de anfitrion@s/organizador@s nos posiciona como referentes en el sector. No perdamos la oportunidad de dar a conocer nuestro trabajo en la introducción del acto, en la presentación de ponentes, etc. Siempre desde el respeto al tiempo de la audiencia, debemos ser breves y concret@s, exponer de forma modesta pero sin obviar nuestra experiencia o trabajos de referencia.

4) La calidad de l@s ponentes es una garantía de éxito. Organizar un buen plantel aportará solidez y contenido de calidad. Por otro lado, en ocasiones, invitar a una persona “clave”, reconocida y con contactos, puede abrirnos la colaboración de otr@s invitad@s, es un éxito de público casi garantizado y en algunos casos, suscita el interés de la prensa (en el caso de un personaje público, la cobertura del acto está prácticamente asegurada). Dedicar un tiempo a elegir a dos o tres posibilidades para “el papel protagonista”, a definir el camino para llegar a ellas, será una inversión rentable.

5) Iniciar un proyecto de este tipo va requerir recursos, paciencia y esfuerzos. Si decidimos embarcarnos en esta aventura, no debemos olvidar que no acaba una vez alcanzada la cima. Hay que reservar fuerzas para el descenso: el seguimiento posterior del evento. Sin análisis de los datos obtenidos, sin gestión de los nuevos contactos, sin enviar agradecimientos,…. gran parte de nuestro trabajo habrá sido en vano.

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Foto: Mitxel Andreu

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susana-zaballaEconomista, consultora de pymes y autonom@s. Ayudo a crear relaciones de valor a mis client@s. Instructora Practicum de MBSR (Reducción de estrés basado en Atención Plena)

 

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