La ley 39/2015 de 1 de octubre, del procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece la obligatoriedad de relacionarse con las mismas a través de medios electrónicos en determinados casos. Estos son, según su artículo 14:
- Personas jurídicas.
- Entidades sin personalidad jurídica.
- Quienes ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación, en los trámites que realicen en el ejercicio de esa actividad.
- Representantes de quién tenga obligación de relacionarse por medios electrónicos.
- Empleados y empleadas de las administraciones públicas, para los trámites que realicen en condición de su puesto laboral.
Esto quiere decir que, si tienes una empresa, tendrás que relacionarte por medios electrónicos. Y en esto, el certificado digital es clave para poder identificarte a la hora de realizar los diferentes trámites de forma no presencial.
Hay distintos certificados digitales, los más conocidos en nuestro entorno son el Izenpe y el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Ambos son de pago y requieren renovación cada cierto tiempo, así que es muy importante anotar su fecha de caducidad. Porque muchas veces no somos conscientes de que lo tenemos caducado hasta que nos hace falta para un trámite urgente y, la expedición del certificado digital, no siempre se puede obtener en el mismo día. En algunos casos, requiere la presencia física representante de la empresa con documentación acreditativa y normalmente esto requiere obtener una cita previa, con lo cual el proceso se puede demorar varios días e incluso semanas.
Aunque seas persona física y no te halles en ninguno de los supuestos del artículo 14, también recomendamos que obtengas el certificado digital y lo mantengas al día. Puedes obtenerlo de forma gratuita y te ahorrará un montón de trámites que hasta ahora harías presencialmente.
Además, ya no solo como profesional, sino como particular, puede ser muy interesante obtenerlo: podrás realizar trámites sencillos con la Seguridad Social, con el SEPE, con Hacienda, etc.
Además, el certificado digital de firma avanzada, como el de la FNMT, sirve para firmar multitud de documentos de forma segura, dejando constancia de la fecha y hora en que es firmado ese documento. Esto no ha de confundirse con la firma digitalizada, que es el “garabato” que normalmente tenemos en un archivo del ordenador para visualizar gráficamente la firma en un documento.
En definitiva, si vas a crear una empresa, este debe ser uno de los trámites que tienes que hacer sin falta en cuanto hayas registrado la misma. Y, si ya tienes tu empresa en marcha o eres profesional por cuenta propia, cerciórate de que lo tienes y de que está al día.