Profesionalidad en tus mensajes de correo electrónico

En Hurbilalde sabemos que es importante gestionar correctamente una cuenta de correo electrónico, ya que es un sistema de contacto directo e inmediato que ponemos a disposición de nuestra clientela, dotando de cierta oficialidad a las comunicaciones que mantenemos. Llevar una estrategia correcta en la gestión de nuestro sistema de comunicaciones tiene una gran repercusión sobre nuestra clientela.

Marca la diferencia con tu correo electrónico profesional

Para marcar la diferencia y destacar nuestro aspecto profesional, es muy importante tener una cuenta de correo destinada estrictamente a uso profesional.

Lo ideal es tener un correo corporativo con dominio propio, no solamente porque refuerza nuestra imagen de marca, sino porque también es la mejor manera de evitar que nuestros correos entren directamente a la bandeja de SPAM de nuestra clientela.

Si no tenemos dominio propio, podemos utilizar cuentas gratuitas siempre y cuando aparezca nuestra marca profesional en el cuerpo de la dirección. De este modo vamos a ser fácilmente identificables por la persona a la que nos dirigimos, y también, vamos a poder “evitar “con mayor eficacia los algoritmos que utilizan los diferentes servidores de correo electrónico para calificarlo como SPAM.

Aspectos para elegir un nombre profesional para tu correo electrónico

Estás esperando que te llegue un correo electrónico con unos planos y un presupuesto que has pedido para cambiar el paisajismo en tu casa y recibes estas notificaciones en tu correo. ¿Cuál de ellas te inspira más confianza y te trasmite un mayor grado de profesionalidad?

Si tu respuesta es una de las dos últimas opciones, ya tienes parte del camino hecho para poder redactar un correo electrónico que resulte atractivo y profesional.

Estructura correcta de un correo electrónico

La estructura correcta de un correo electrónico debe estar dividida en 4 partes:

  • Encabezado
  • Cuerpo
  • Despedida
  • Pie de página

¡Conoce al detalle los atributos de cada parte del correo electrónico!

El encabezado.

El encabezado de un correo es esencial porque es lo primero que va a ver la persona a quien se lo enviamos.

Una vez que ya tenemos una dirección de correo que nos identifique, debemos centrarnos en el Asunto que, ha de ser claro, conciso, breve y que resuma el contenido del cuerpo del correo.

Siguiendo con el ejemplo anterior, el Asunto más apropiado puede ser: presupuesto paisajismo c/correo electrónico profesional nº1.  

El cuerpo.

Es recomendable que sea breve, asertivo y que el lenguaje utilizado sea formal. Evita usar abreviaturas, contracciones, gentilicios, emoticonos y cualquier otra terminología informal.

Igual de importante es mantener a lo largo del correo un tono formal usando oraciones completas y la gramática adecuada.

Para restar excesivo formalismo y dar sensación de cercanía y de personalización en el saludo debemos incluir el nombre de la persona a la que nos dirigimos.

Despedida.

Es importante en la despedida, agradecer la atención que nos han prestado y darle la opción de contacto en cualquier momento.

La mejor manera de facilitar el contacto es que contemos con una firma en la que aparezcan nuestros datos.

Pie de página.

Una última recomendación, en el pie de página del correo es necesario introducir la cláusula de LOPD, ya que siempre dota de mayor profesionalidad a nuestra comunicación.

Caso práctico para el envío de un correo electrónico

Veamos como ejemplo el mail que podemos enviar para hacer llegar el presupuesto de trabajos de paisajismo que, hemos mencionado con anterioridad.

Una estructura adecuada transmite profesionalidad a los mensajes de correo electrónico.

Si quieres conocer cómo podemos ayudarte contacta con nosotros.

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