Atención al cliente: ¿cómo gestionar el email corporativo?

Es una realidad que, para que tu negocio crezca, necesitas trasmitir una imagen de profesionalidad a tu clientela y así generar una mayor confianza en los servicios que prestas.  

Entre otras actividades, necesitas cuidar las comunicaciones que realizas con tus contactos. En este artículo nos vamos a centrar en el servicio de atención al cliente y la importancia de gestionar bien la atención que prestas a través del correo electrónico.

¿En qué consiste la atención al cliente? ¿Cómo puedes trasladar confianza profesional a través de los canales de contacto que tengas habilitados y, en especial, a través del correo electrónico?

¿Qué se conoce como atención al cliente?

 Por definición, la atención al cliente es el conjunto de métodos de contacto que una empresa o entidad establece para comunicarse con su clientela. 

Teléfono, chat, mensajería interna, correo electrónico…son algunas vías de contacto que tu empresa puede tener habilitadas. Cualquiera de estos canales de “atención al cliente”, está al alcance de tus manos para elevar el nivel de satisfacción de tu público objetivo. 

¿Cómo incidir en la satisfacción de las personas a través de la atención al cliente?

La satisfacción en este punto se define como la sensación de conformidad que genera un producto o servicio en relación con las expectativas creadas. Las personas nos regimos por criterios de objetividad y subjetividad; y todos influyen en la percepción de la calidad de la atención recibida.  

¿Qué preguntas clave se hacen las personas para valorar el servicio de atención al cliente recibida? 

  • Desde la objetividad. ¿Se han cumplido con los plazos pactados? ¿Existe una buena relación calidad-precio? ¿La respuesta ha sido rápida? 
  • Desde la subjetividad. ¿Cómo has sentido la atención recibida? ¿Piensas que la atención recibida era la que necesitabas? ¿Te vas con la sensación de haber trabajado con profesionales excelentes? ¿Repetirías?

Inmediatez en la atención al cliente.

Los canales digitales y el correo electrónico han traído consigo la inmediatez en el ámbito laboral. Un criterio como puede ser la rapidez y los tiempos de respuesta juegan un papel fundamental cuando el servicio de atención al cliente se presta desde estos canales.  

En el ámbito de la atención telefónica las personas entienden que hay tiempos de respuesta y horarios. Esta comprensión se reduce o desaparece cuando el canal de comunicación elegido es el digital (mensajería interna, redes sociales o el correo electrónico) 

Las personas estamos a un solo clic de poder contactar con quien queramos y cuando queramos. Esta accesibilidad, en la percepción de las personas, va ligada con la inmediatez.  

El correo electrónico ha sido clave para dotar de esta facilidad a las personas en el ámbito de la atención al cliente pero, a las empresas, nos obliga a estar preparadas y responder de manera ágil y profesional.

Una atención al cliente profesional a través del correo electrónico

El correo electrónico es el canal digital ganador en el ámbito laboral. Pero ¿cómo hacer una gestión profesional de este canal? En Hurbilalde te damos 4 consejos que te ayudarán a realizar un seguimiento eficiente de las comunicaciones a través de este medio. ¡Toma nota!

Envío de presupuestos por mail

Solicitas un presupuesto a una empresa y estás a la espera de su recepción. ¿Qué crees que da más seguridad, confianza y traslada una imagen de profesionalidad a la hora de recibirlo? 

  • Una llamada telefónica. 
  • Un mensaje de texto. 
  • Un correo electrónico. 

El método ganador, sin duda, es el correo electrónico. Dota a la respuesta de una “oficialidad” que genera confianza en tu cliente. 

Lectura y gestión diaria del correo electrónico

Como hemos explicado anteriormente, las personas esperan de ti rapidez y eficiencia. Esto implica que, en tu día a día, tienes que destinar un tiempo de tu horario laboral para revisar y responder al correo electrónico corporativo o de atención al cliente. 

Recuerda la importancia de trasladar una imagen profesional. Por eso, las respuestas que envíes tienen que ser en el horario laboral de tu empresa. El derecho a la desconexión digital comienza en ti.

Archivado eficiente de las comunicaciones por email con clientes y red proveedora

Tan importante es responder a tiempo y desde la profesionalidad como guardar y archivar los correos electrónicos recibidos y, ante cualquier necesidad, poder consultarlos. Esta información es muy valiosa y, a falta de una herramienta CRM, el histórico de las comunicaciones por email con tu cliente te permitirá preparar tus reuniones comerciales. 

Configuración de la firma del correo electrónico corporativo o de atención al cliente.

El correo electrónico que envíes tiene que responder a los criterios de imagen y legales de tu empresa.  

Incluye los datos de tu negocio en cada comunicación por mail: nombre y apellidos, departamento o área, teléfono y correo electrónico y el logo de tu empresa. Son elementos clave para que tu cliente identifique la respuesta de tu empresa. 

Por otra parte, las comunicaciones que realices por email tienen que ir acompañadas por un texto legal que describa cómo tu empresa cumple con los requisitos en materia de protección de datos. 

Si sigues estos cuatro consejos, trasladarás una imagen profesional de tu negocio, generarás confianza y la rentabilidad de tu empresa aumentará. 

En Hurbilalde sabemos que el tiempo es un bien escaso y muchas veces no dispones del necesario para hacer una gestión correcta de tu correo electrónico. Al final del día no te apetece abrir el correo electrónico y bucear en él para detectar, priorizar y responder en tiempo y forma a tu clientela y red de contactos.  

Hurbilalde también puede hacer esto por ti. Gestionamos tu correo electrónico haciendo de primer filtro y respondiendo en tiempo y forma establecidos.  

Si quieres conocer cómo podemos ayudarte y conocernos contacta con nuestro equipo.

Que es atención al cliente

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